異動の挨拶出だしは??メールで送るのもOK!?

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大きな会社で部署もたくさんある会社では異動はつきものです。

転勤もそうです。その時にその部署でお世話になった上司や部下、

同僚に取引先など、

自分にかかわりある人たちに異動の挨拶をしなければなりません。

どのようにすればいいのかわからない人も多いと思いますので、

少し紹介したいと思います。

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感謝の気持ちを伝えましょう!

異動の挨拶の仕方は、スピーチ、電話、メールなどがあります。

どの方法もその人に合った方法でしないと失礼に当たります。

例えば同じ部署で毎日顔を合わせているのに

メールで挨拶はかなりおかしいと思います。

異動の挨拶【スピーチ】

スピーチは2分から3分程度にしましょう。

・お世話になった感謝の気持ち

・印象だったエピソード

・異動の日程

・今後のプラン

などを簡単に付け加えるとうまくいくと思います。

 

(文例)

本日は私のためにこのような場を設けていただき、ありがとうございます。

このたび、(異動日)付けで○○へ異動いたします。

みんなと一丸となって一生懸命に働いた日々は私にとって大切な宝物です。

異動先でも、これまでの教訓を糧にして精進して参ります。

また本社や会議などで会うこともあると思いますが、

これまでと同様によろしくお願いいたします。

 

上記の文例は少し硬い気がしますが、

あとは自分なりに言葉を変えていってみましょう。

大切なのは感謝の気持ちを伝えることです。

・異動の挨拶【電話】

異動先をはじめ、現職での取引先、関係部署など、

社内外から自分宛てに電話をかけてくる可能性のある人をリストアップします。

異動先へは、名前と着任日、業務経験や今後の意気込みなどを話してみましょう。

長く話し込む必要はないので内容は簡単にまとめて謙虚な姿勢で挨拶しましょう。

社外問わず、関係者には挨拶に加え、異動日と業務の後任者を必ず紹介しましょう。

必要であれば移動先も伝えます。

挨拶が遅れたせいでトラブルになることを避けるために、

異動日が決まって後任者に引き継ぎをするタイミングで連絡するようにしましょう。

電話で連絡した時にアポイントを取って、

後任者と一緒に挨拶に伺うとスマートです。

メールでも大丈夫!

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社内向けだけでなく、直接会うことが難しい、

関係としては薄いけど念のため挨拶しておこうという場合には

メールでも大丈夫だとおもいます。

しかし、会って挨拶するのと同様の気遣いを心がけましょう。

BCCで同じ文章を一斉送信するのではなくて

可能な限り個人に対して感謝の気持ちを添えるといいでしょう。

 

(社外向け文例)

件名:異動のご挨拶

本文:(いつものあいさつ文)私事ではありますが、

○月○日付で○○部から○○部へ異動になりました。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところではございますが、

メールでのご挨拶となりましたことをお詫び申し上げます。

連絡先ごとに個人的な内容を3行程度にまとめます。

「着任以降、ご担当様には色々とご教授いただき、大変勉強になりました。」

など。

後任は、○○が担当させていただきます。

(後任の氏名、連絡先アドレス、電話番号)

○月○日以降の業務に関するご連絡は○○までお願いいたします。

万全の引き継ぎをいたしますので、私同様ご指導くださいませ。

短い間でしたが、○○部在籍中は大変お世話になりました。

○○部でもますます精進してまいりますので、

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いします。

私の新しい連絡先は以下になります。

今後とも何卒よろしくおねがいいたします。

(着任日以降の部署名、新しいアドレス、着任日以降の電話番号)

 

(社内向け文例)

件名:異動と業務引き継ぎに関するご連絡

本文:○○部各位

お疲れさまです。○○部の○○です。

私事ではありますが、○月○日付で○○部へ異動することになり、

業務は○○に引き継ぐことになりました。

今までの業務に関するメールは○日以降、○○宛てにお送りください。

(後任者の名前、連絡先アドレス、電話番号)

今後の私の連絡先は下記のとおりです。

(部署名、連絡先アドレス、電話番号)

○○部在籍中は大変お世話になりました。

 

連絡先ごとに個人的な内容を3行程度にまとめます。

「入社してから○○と切磋琢磨しながら一緒に働けたこと、

本当に感謝しています。」など。

○○部でもみなさまのお力添えをいただくことも多々あるかと思いますが、

これまで同様、何卒よろしくお願いいたします。

まとめ

使え方は様々ですが、相手に迷惑かけず、失礼のないようにきちんと引き継ぎして、

異動の連絡をしましょう。

気持ちよく仕事をするにはきちんと挨拶、連絡、報告が大事だとおもいます。

異動が決まったら早めに連絡しましょう。

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